[Part 2] Lebih Baik Dahulukan yang Mana: ‘Hal Yang Mendesak’ atau ‘Hal Yang Penting’?

 

Jujur saja, ada saat kebanyakan hari kita diisi oleh tugas-tugas yang mendesak, tetapi seringkali sepele. Email rapat, panggilan, membenarkan koneksi internet yang down, dll. Kadang-kadang malah tidak ada satu pun yang terlintas dalam pikiran: ini penting tidak ya? Sudah lakukan saja, dan akhirnya kita mengalami masalah sejuta umat pekerja (kantoran): terjebak rutinitas. Bagaimana ini bisa terjadi? Dan bagaimana membedakan antara YANG MENDESAK dan YANG PENTING?

 

Mendesak atau Penting?

Tugas mendesak adalah sesuatu yang harus ditangani segera, misalnya panggilan telepon, tugas dengan tenggat waktu besok pagi, dan situasi lain di mana Anda harus merespons dengan cepat. Menanggapi email, ketika Anda harus melakukannya, biasanya merupakan tugas yang mendesak.

Tugas penting adalah tugas yang berpengaruh pada tujuan jangka panjang dalam hidup Anda, misal buku yang ingin Anda tulis, presentasi yang ingin Anda buat untuk promosi, dan bisnis yang sedang Anda rintis. Masalahnya adalah bahwa tugas-tugas penting sering ‘dikalahkan’ oleh tugas-tugas yang mendesak. Jadi, jika Anda punya waktu terbatas dalam sehari, bagaimana Anda bisa memastikan Anda menyisihkan waktu untuk tugas-tugas penting dan berpengaruh pada jangka panjang?

 

Menggunakan Matriks Keputusan

Salah satu cara untuk menyelesaikan situasi ini adalah menggunakan matriks keputusan yang dikembangkan oleh Dwight Eisenhower, seorang jenderal tentara Amerika dan negarawan yang menjabat sebagai presiden Amerika Serikat ke-34 dari tahun 1953 hingga 1961. Kenyataannya, apakah ia penting atau mendesak, keduanya bisa saling beririsan.

1.Penting dan Mendesak: Anda mungkin memasukkan hal-hal seperti krisis, tenggat waktu, dan masalah.

2.Penting dan Tidak Mendesak: dapat terdiri dari hal-hal seperti merawat hubungan, perencanaan proyek jangka panjang, dan rekreasi.

3.Tidak Penting dan Mendesak: dapat terdiri dari interupsi, rapat, dan kegiatan lain.

4.Tidak penting dan tidak mendesak: terdiri dari apapun yang membuang waktu, kegiatan yang menyenangkan, dan tugas-tugas sepele lainnya.

Kebanyakan orang secara otomatis akan melakukan tugas-tugas mendesak terlebih dahulu. Itu tidak salah memang, tapi masalahnya adalah jika Anda selalu melakukan tugas-tugas yang mendesak, Anda tidak dapat menyelesaikan tugas-tugas penting.

Tugas yang mendesak selalu muncul. Dan akan selalu ada tugas yang lebih mendesak yang datang. Mungkin jumlahnya lebih dari waktu yang Anda miliki untuk menyelesaikannya, tidak peduli seberapa keras Anda berusaha.

Pernahkah Anda merasa, “ (hal ini) penting, tetapi saya belum juga punya waktu untuk melakukan itu sekarang“? Setiap kali Anda melakukannya, Anda kemudian seperti membuat ‘pertukaran’ antara PENTING dan MENDESAK.

 

The Power of Deadline

Cara termudah untuk memastikan tugas penting yang mendesak adalah dengan memberikan tenggat waktu alias deadline. Tenggat waktu itulah yang sebenarnya membuat tugas apapun jadi mendesak: Kurangnya tenggat waktu juga sering membuat tugas-tugas penting menjadi tidak penting. Tapi Anda harus segera menanganinya. Misalnya, Anda harus membayar sewa rumah pada akhir bulan. Itu tenggat waktu. Ketika tenggat waktu itu mendekat, tugas itu menjadi semakin mendesak.

Jadi hal pertama yang harus Anda lakukan jika Anda ingin memastikan tugas-tugas penting diselesaikan adalah menetapkan tenggat waktu. Tugas penting hampir selalu merupakan serangkaian tugas besar (seringkali lebih seperti proyek) dan agar Anda dapat menetapkan tenggat waktu, pertama-tama Anda harus memecahnya menjadi tugas yang lebih kecil dan menetapkan tenggat waktu untuk itu.